Általános számlázó program

for Windows 95

© LafiSoft 1998

Kiskunhalas, 1998. augusztus 23.

--------------------------------------------

F E L H A S Z N Á L Ó I K É Z I K Ö N Y V *

1 .A program felhasználási területe és célja *

2. A program hardware igénye *

3. A program telepítése és indítása *

4. Általános kezelési ismeretek *

5. Alapállományok *

6. Számlák kiállítása, kezelése *

7. Technikai programok *

8. A súgó *

9. A program megvételekor a vásárlót megillető jogok *

Minden vállalkozónak számlát kell kiállítania terméke vagy szolgáltatása értékesítésekor.

Kézzel számlát irni először is időigényes, hibalehetőségekkel terhelt folyamat, esetleg gond lehet az olvashatósággal is, amelyet a könyvelők nem szivesen fogadnak.

A program olyan felhasználói területeket kíván megcélozni, ahol gyorsan, pontosan, könnyen kezelhetően, esztétikusan, és természetesen szabályosan, törvényekben meghatározott formátumú számlákat kívánnak kiállítani. Célja tehát bonyolult adminisztrációs munkákat számítógép segítségével könnyen kezelhetővé tenni. Felhasználói eddig olyan vállalatok, vállalkozók voltak, amelyek/akik igen nagy gondot fordítanak ügyfeleik gyors kiszolgálására, pontos tájékoztatására, raktárkészletük vagy termékeik ennél fogva vállalkozásuk figyelemmel kísérésére. Cégünknek ebben több mint 10 éves tapasztalata van. A programokat DOS és WINDOWS rendszerben fejlesztjük. A jelen esetben egy WINDOWS 95 operációs rendszerben működő szoftver dokumentációját taglaljuk, melynek előnye hogy igényesen kidolgozott, könnyen kezelhető, emberbarátibb grafikus környezetbe ágyazott, áttekinthetőbb és számos más előnnyel rendelkezik DOS-os testvéréhez képest, hátránya viszont az, hogy komolyabb hardveres és szoftreres beruházást igényel.

A programnak ez a standard /egyszerűbb kevesebb szolgáltatással ellátott/ és természetesen olcsóbb változata. Van egy professional verzió is, igényesebb több szolgáltatást igénylő ügyfelek számára. A későbbiek során ezt részletesen taglaljuk és jelezzük a külömbségeket.

Minimális hardware igénye, egy Pentium kategóriájú számítógép, 16 Mb RAM, /ajánlott a 32 Mb RAM/ 20 Mbyte üres wincheszter tárterület, High Color üzemmód, valamint egy nyomtató. A program WINDOWS 95,98 operációs rendszert igényel, ennek megléte alapvetően szükséges.

3. A program telepítése és indítása

A telepítés, a CD, vagy 3,5” -os lemezről történik. Ha Ön kislemezen kapta meg a programot, akkor a telepítés az 1. lemez behelyezése után a SETUP.EXE file indításával kezdődik. / sajátgép => 3,5” lemez (A:) => SETUP.EXE / A program utána autómatikusan telepít, közben kérni fogja, hogy hogy hejezze be a 2. majd a harmadik lemezt is. Ha Ön CD-n vásárolta meg a programot, akkor azt helyeze be a cd meghajtóba, majd / a sajátgép => a cd egység => SETUP.EXE/ indíthatja a telepítést. Fontos, hogy a program által megadott könyvtárszerkezetét ne módosítsa, tehát semmiféle átírás nem szükséges, csak a NEXT gombot nyomja meg egérrel ahányszor a gép, kéri. Amennyiben, Ön a program telepitése előtt már használ egy adatbáziskezelő programot amely használja a számla alias nevet ne telepitse fel ezt programot, hanem kérje tanácsunkat.

A program indítása úgy történik, hogy a START menüben a PROGRAMOK között megtalálja a SZÁMLA programot, erre egérrel egyszer rákattint.

A program bejelentkezése / a címlap/ után megjelenik a menürendszer. Itt egérrel,vagy billentyüzettel navigálva tudjuk kiválasztani a kívánt menüpontot, ahol egyszeri kattintással , vagy ENTER lenyomásával hivhatjuk meg. A szinte minden esetben akár egérrel akár billentyűzetről is vezérelhető a program, attól függően, hogy kinek melyik kényelmesebb, vagy gyorsabb. Fontos megjegyezni, hogy aki eddig csak DOS-os programot használt /főleg ha az LafiSoft program volt/ nem kell elfelejtenie az eddig megszokott billentyűkombinációkat, ugyanis szerepelnek a programban, un. gyorsító billentyűk, amelyekkel a kívánt művelet esetleg gyorsabban elindítható, mint egérrel. /persze ez is teljesen egyénfüggő, hogy kinek melyik a gyorsabb/

A legfontosabb ablak az ablakban, amely az egyes alap adathalmazokat jeleníti meg. Lehet ez, pl.: a vásárló ügyfelek névsora, a naptár, a városok, vagy a számlák jegyzéke stb

A harmadik rész pedig a vezérlőpult. Azokat az ábrákkal ellátott gombokat tartalmazza, amelyekkel, egér segítségével különböző müveleteket végezhetünk az adathalmazokon. Pl.: új tétel felvitele, módosítás, törlés, bezárás stb. Amennyiben nem tudná, mit jelentenek az ábrák, hagyja az egeret az adott gombon, rövid idő után megjelenik egy kis szöveges információ. De az előzőekben részletezett módon az egérkezelés kiváltható billentyűzetről is. Igy mindenki egyénileg döntheti el, hogy számára melyik kényelmesebb, vagy gyorsabb.

A vezérlőpultban láthatunk két kis ablakot a jobb felső részen. Ezek nagyon fontos részei a programnak, mivel az állományban történő keresés valósítható meg segítségükkel nagyon gyorsan. Tabulátor billentyűvel, vagy egérrel történő belekattintással vihetjük arra a helyre a gép fókuszát /figyelmét/. Az adatállományok minden esetben egy kódszámot és egy megnevezést is tartalmaznak. Ha ebbe a legfelső kis ablakba elkezdjük beirni a keresett tétel kódszámát, vagy nevét a keresősáv ENTER leütése után azonnal a keresett tételre ugrik. Az alatta lévő kis ablakkal az adatok szükítése valósítható meg. Ennek akkor van nagy jelentősége, ha nem ismerjük pontosan a keresett tétel nevét, és kódszámát sem, akkor bizonyos információk szerint szükítjük az állományt. Az ablak alsó részén egérrel rákattintunk a kis nyilacskára, akkor legördül egy tábla, ahol választhatunk, hogy mi szerint kívánjuk szükíteni az állományt sorszám szerint, névszerint, település szerint vagy információ szerint. Pl.: vásárló ügyfelek esetében csak annyira emlékszünk, hogy az illető valamilyen István, vagy valamilyen KFT, vagy Kiskunmajsán lakik, stb. Információk szerint is csoportosíthatjuk, ha oda is jegyzeteltünk valamit. Pl.: az ügyfél valamivel adós maradt, vagy mi igértünk neki valamit, stb. Akkor néhány szó segítségével ezeket újra előhívhatjuk,/persze ha azt a szót mindegyik tartalmazza, mondjuk “igéretek” “adosságok” stb./ a begépelt karaktersor után nyomjuk meg az ENTER-t és várjunk, míg a gép keres. A program tehát ezekben az esetekben kigyüjti mindazokat a tételeket, amelyek a megadott karaktereket tartalmazza. Ebből viszont már mi is könnyebben tudunk tájékozódni. Néhol található még egy kis ablakocska, ahol a csoportosítás változtatható meg, kódszám szerint sorrendbe, vagy névsorszerint sorrendbe. Ez is jelentős lehet bizonyos esetekben.

Alapszolgáltatások között szerepelnek a naptár és a települések jegyzéke az irányítószámokkal. A felhasználó tölti ki a vásárló ügyfelek listáját, az általa használt ITJ és SZTJ számokat, valamint a cikktörzset, vagyis a termékeinek árúkészletének, vagy szolgáltatásának jegyzékét.

A vásárló ügyfelek menüponton belül vezethetjük ügyfeleink adatait. Ez akkor gyorsitja igazán a számlázás mentét ha visszatérő vásárló ügyfeleink vannak, igy ezek adatait nem szükséges ujra beírni minden vásárlás esetén, csupán csak az adatállományból kell kiválasztani Őket. Az ügyfelek adatainak feltőltése rendszerint számlázás közben történik. A számlák készitésekor megnyomjuk a vásárló ügyfelek gombot, megjelenik az azt kezelő ügyfélablak, ahol az új tételek felviteléhez vagy a megfelelő gombot megnyomjuk az egér ball gombja segitségével, vagy a billentyűzeten az INSERT lenyomásával.. Itt kitölthetjük értelemszerűen a kért adatokat, /amelyek véleményünk szerint lényegesek, nem szükséges mindent. / az alábbiak szerint.

Tehát amint megjelenik az adatbeviteli ablak, láthatjuk, hogy a gép önállóan adott egy gépi sorszámot. A kurzor az első név rublikán áll, beírjuk vagy az ügyfél nevét vagy a Cég nevét, ENTER-rel érvényesítjük. A második név rublikát nem szükséges kitölteni ENTER-rel átugorhatjuk, akkor van jelentősége, ha cégről van szó és a második helyre irjuk a vezető vagy az anyagbeszerző nevét vagy bármit. Ezután az irányítószámot visszük fel, közvetlenül vagy közvetve, ha az előtte lévő kis gombocskára egérrel rákattintunk megjelenik az irányitószámok és városok jegyzéke, onnan is kiválaszthatjuk, ENTER-rel érvényesítjük. Igy tovább, felvisszük a címet, ha kívánjuk a telefonszámot, faxszámot, pénzintézet nevét, számlaszámot, esetleg egyébb információkat, pl kik a cég aláírói stb. Mint ahogy említettem, amelyek nem szükségesek nem irunk semmit, hanem ENTER-rel továbblépünk, vagy megnyomjuk egérrel a RENDBEN gombot. Van lehetőség módosításra, vagy az egész érvénytelenítésére, ha a VISSZA gombot, vagy a MEGSZAKÍTÁS gombot nyomjuk meg. Ha megynyomtuk, hogy RENDBEN akkor az adott ügyfelet felvittük az adatbázisba. Ha van már néhány ügyfelünk adata a gépben azok között, kereshetünk, csoportosíthatjuk őket vagy akár ki is, törölhetjük. Keresés úgy történik, hogy a felső kereső ablakba elkezdjük beirni a keresett tételnek néhány karakterét, és megnyomjuk az ENTER-t, a keresősáv azonnal a tételre ugrik. A második kisablakkal szükíteni tudjuk az állományt, a megadott szempontok szerint. A kis nyilacskát megnyomva egy tábla legördül, és választhatunk a szükítési lehetőségek között. Pl.:Név, sorszám, település információ. Ha a név szerintit választjuk, akkor az ügyfelek vagy cégek nevei alapján leszükíthetjük az állományt / KFT-k, Kiss-ek, stb./ település szerint, mondjuk Kiskunhalasiak, stb ha megnyomjuk az ENTER-t, és várunk néhány másodpercet a gépsebességétől függően rövid időn belűl kigyüjti azokat az ügyfeleket melyek nevében a KFT, vagy Kiss karakterek szerepelnek. Persze csak akkor, ha ugyan úgy írjuk be, mint ahogyan az adatbázisban található. Alatta található az a kis ablak, ahol választhatunk mi szerinti rendezettségben, szeretnénk az állományunkat látni. Vagy kódszám szerint, vagy névsorszerint. Mindezek alatt a vezérlő gombokat láthatjuk. A mozgatás fel és le. A lapozás előre és vissza. Ugrás az adatbázis elejére és a végére. Új tétel felvitele, módosítás, a nyomtatás, valmint a kilépés érvénytelen müvelettel, és kilépés érvényes müvelettel. Ezeket az ábrákat az előzőekben már ismertettük, de semmi gond, ha elfelejtette, mivel ha néhány pillanatig az ábrán hagyja az egeret, megjelenik egy kis szöveges információ , hogy az adott gombnak mi a funkciója. Az új tétel felvitelénél és a modosításkor megjelenik az adatbeviteli ablak, ahol lehetővé válik az adatbevitel és módosítás. A nyomtatás gomb hatására a nyomtatási kép látható, ahol a felső sorban látható kis ábrákra kattintva nagyíthatjuk, kicsinyíthetjük, nyomtathatjuk, vagy lemezre is menthetjük állományunkat. Az X gomb vagy az ESCAPE billentyü hatására, elfelejti a legutóbb bevitt adatokat, és kilép a menüből, a kis ajtócska, vagy az ENTER billentyü hatására érvényesített adatokkal léphet ki a menüből. Ismételten hangsújozzuk, hogy szinte minden müvelet müködik egérrel is és billentyűzetről is.

A naptár az egyik legkedveltebb alapszolgáltatásaink egyike. Tartalmazza az aktuális év, hónapjait, napjai, névnapjait. Határidőnaplóként is használható, emlékeztetőként, amelyben a keresési funkciók ugyan olyan jól használhatóak, mint bármely más állományban. Kereshetünk a jobb felső ablakocskába belekattintva akár nevet, vagy dátumot a keresési sáv az ENTER lenyomása után azonnal oda ugrik. Az alatta lévő helyen a szűkítés lehetséges nevek szerint, dátum szerint, és információ szerint is. Név szerint, pl.: Pál beírása után az ENTER billentyű utasítása hatására néhány napot ki fog gyüjteni ahol Pál névnap szerepel. Információ szerint, pedig pl.: családi rendezvényeket, ha előtte felvezettük, és ugyan ezt a kifejezést használtuk arra akkor azonnal ki fogja hozni mindet. Itt is használható billentyűzet is és egér is a lapozásra, és a léptetésekre is, lehet módositani bármit, sőtt a kicsi négyzet hatására amelyben egy 15. szám látható kiugrik egy kis naptár táblácska, ahol az előző évekre vagy hónapokra is visszalapozhatunk, a jobb és a ball felső sarokban a kis és a nagyobb nyilacskákkal. A menüből való kilépés a kis ajtócskára kattintással vagy az ENTER leütésére történik.

Ez a másik közkedvelt alapszolgáltatásunk, ahol az ország összes települése és annak irányítószáma szerepel a jegyzékben. Ez használható levelezéskor, vagy az ügyfelek adatainak feltöltésekor, az irányítószámok felviteli helye előtti kis négyzetre kattintva megjelenik ez az állomány és kiválaszthathuk, ha nem ismerjük a település irányítószámát, vagy fordítva, ha egy irányítószámhoz keressük a hozzá tartozó községet az is lehetséges. Itt is, hasonlóan az előzőekhez kereshetünk az adatok között, szűkíthetjük őket kód, név, vagy információ szerint, törölhetünk, módosíthatunk, vagy új tételelt vihetünk fel, ha esetleg hiányosnak ítéljük.

Ezt mindig a felhasználó saját maga tölti fel, az általa forgalmazott termékek vagy szolgáltatások ITJ SZTJ számát és annak megnevezését. A számlák felvitelénél segít abban, hogy ne kelljen ezt mindig beirni, elég egy kattintással előhívni az állományt. Kezelése az előzőekhez hasonlóan lehet séges, bár ennél kevésbé szokás nagy állományokat létrehozni, és abban keresni vagy akár szükíteni azt.

Szintén a felhasználó tölti ki. Saját árúkészletét, termékeit, vagy szolgáltatását tölti fel az adatbázisba. Ennk a későbbiek során nagyon nagy jelentősége lehet. Ez a program ugyan csak számláz de bármikor kiegészíthető, és érdemes is kiegészíteni egy raktárkészletkezelő résszel, amely az eladás során értékesített terméket azonnal a megfelelő mennyiséggel csökkenti, igy leltár, raktárkészlet kimutatás és egyébb nagyon fontos statisztikai kimutatás készíthető, ami egy tükröt mutat a vállalkozás alakulásáról. Itt az új tételeknél a termék nevét ITJ számát, ÁFA kulcsát, beszerzési árát, eladási árát, a készletet, mindent érdemes felvinni, mert ez alapján történik a számla kiállítása is, sőtt a napi vagy bármilyen időszaki pénzügyi elszámolás egyenleg is. Itt is az előzőekhez hasonlóan történhet a keresés és csoportosítás is. Új tételek felvitele az INSERT, a módosítás az ALT-M gombokkal vagy az egér megfelelő ábrán történő kattintásával lehetséges. Nyomatás az Alt P vagy a kis nyomtató gomb segítségével, kilépés vagy az X vagy a kis ajtócska segítségével, ami az ESCAPE vagy az ENTER billentyűkkel helyettesíthetőek.

A számlák kezelése menüpontot meghívva megjelenik az az ablak, mely az eddigiekben kiállított számlákat tartalmazzal számlaszám szerinti sorrendben. Itt láthatunk két kis fülecskét a bal felső sarokban, amelyek segítségével kétféle megvilágításban láthatjuk a meglévő számláinkat. Az egyik, amely alapértelmezésben megjelenik számlaszámok szerinti sorrendben, tartalmazza a vásásrlók kódját, nevét, a fizettett nettó értéket az ÁFÁ-t, a számla kiállításának dátumát, valamint azt, hogy a számla le van e már zárva vagy sem, és azt, hogy ki van-e egyenlítve. Amikor egy számla le van zárva akkor már nincs lehetőség a benne történő módosításra vagy változtatásra a gép, eltárolja azt archivumában.

A másik kis fülecskét meghíva, ugyanazoknak a számláknak, pénzügyi szempontból lényegesebb adatai láthatóak, természetesen ismét számlaszámok szerinti rendezettségben.

A következő adatokkal: fizetési mód, ÁFA alap ÁFA, számla kiállításának dátuma, és a teljesítés dátuma, átutalás esetén a Banki értesítés alapján a beérkezés dátuma. Itt is jelzi a gép, hogy a számla le van-e zárva és azt, hogy ki van-e egyenlítve. A számlák között a keresés ugy történhet, hogy ha ismerjük a számlaszámot, akkor a felső kereső ablakba beírjuk és megnyomjuk az ENTER-t, vagy a fel és le kurzormozgató billentyükkel, a Page Up a Page Down, a Home, az End billentyükkel, vagy ezek grafikus megfelelőikkel, lehetséges egérrel. Ahogy a felső ablakban láthatjuk az eddig kiállított számlákat, és rajta a sötét színü kereső sáv futását fel és le, úgy az alatta lévő kis ablakban annak a számlának a tartalmát figyelhetjük, amelyen a sáv éppen áll. Az alsó ablak tartalmazza tételesen az aktuális számla tartalmát: ITJ SZTJ számát, számla tételes megnevezését, ÁFA százalékos értékét, mennyiségi egységet, egységárat, számla értékét, ÁFA értékét.

A jobb oldali panelen a következő gombokat, és vezérlési funkciókat láthatjuk. A kereső ablak, és a léptető gombokról már szoltunk. A piros Z betű azt jelenti, hogy a számla zárható, az ügyfél elfogadta a feltételeket, vagy készpénzben kifizeti, vagy aláírásával igazolja, hogy átutalással kívánja kiegyenlíteni a számlát, ekkor megnyomjuk ezt a gombot és ettől kezdve a számlában további módosítás már nem végezhető. Csak sztornózással / negatív előjelü azonos értékü számla kiállításával/ lehetséges a lezárt számlákat érvényteleníteni. A T betüvel ellátott gomb azt a célt szolgálja, hogy amelyik számlát átutalással egyenlítettek ki, a Banki értesítés beérkeztével megtudjuk a teljesítés dátumát és a kiegyenlítést ennek segítségével, jelezzük a gép felé azonnal, majd a számlához tüzzük. Ez természetesen számunkra lényeges, hogy későbbiekben ne kelljen visszakeresni a számlát és az értesítést, ha nem emlékszünk, hogy teljesve van-e vagy sem.

A további nyomógombok: a számla sztornózása, a kis áthúzott kőr ábrájú gombbal. Az INS billentyűvel, vagy a lehajtott fülű papírlap ábráju gombocskával az új számla kiállítására alkalmas adatbaviteli ablak jelenik meg. Ez a legfontosabb adatbeviteli ablak, a legtöbbet használt, tehát ezt alaposan részletezzük egy kövedtkező fejezetcím alatt.

A módosítás lehetősége még le nem zárt számlák esetében az ALT M billentyűkombinációval, vagy az irott papirlap grafikájú gombocskával, ekkor is a számla felviteli ablak jelenik meg az aktuális módosítandó adatokkal, /ha nincs még lezárva a számla/.

A nyomtatásra vonatkozóan kétféle gomb látható, az egyik csak képernyőre nyomtat /amely alatt egy kérdőjel található/, ennek az a funkciója, hogy nyomtatás előtt még egyszer meg tudjuk tekinteni a számlát, ennél a nyomtatás funkció le is van tiltva, mivel ha a számla kinyomtatásra kerül, akkor azt a program már lezártnak tekinti, benne módosítás már nem végezhető. Ha csak képernyőre nyomtatjuk, akkor még igen. A másik az már a végleges számla nyomtatására adja ki az utasítást. A kis ajtócska a menüből való kilépést jelenti.

A számlázás menüponton belül a számlák kezelését hívjuk meg úgy, hogy az egérrel rákattintunk egyszer a menü nevére. A számlák kezelése ablak jobb panelján található az új számla felvitelét megnyitó gomb, vagy billentyűzetről az INSERT gomb segítségével hívhatjuk be az adatbevilteli ablakot. Ez az ablak a legtöbbet használt ablak, ennek kidolgozására igen nagy figyelmet fordítottunk mind esztétikai szempontból, mind pedig a kezelhetőség szempontjából. Eddigi tapasztalataink szerint egy felhasználó számára a legfontosabb, hogy könnyen, gyorsan megtanulható és kezelhető legyen. Valamint az, hogy a számla kiállítása ne vegyen igénybe több időt néhány másodpercnél, mivel egy vásárló kiszolgálásakor nagyon fontos a gyorsaság, a pontos tájékoztatás, az, hogy az adminisztráció a számla kiállítása és nyomtatása pillanatok alatt megtörténhessen.

Előszőr részletezzük az ablak felépítését, majd a kezelését, illetve egy-egy számla kiállításának menetét.

• A felsőn, a Vevők felirat látható. Szerepe a vásárlók adatainak kiválasztása, felvitele, módosítása és hozzárendelése a számlához. Ha megnyomjuk ezt a gombot egérrel, vagy billentyüzetről az ALT-V billentyükombinációt, akkor az ügyfelek adatait tartalmazó alapállományok ablaka fog megjelenni, amelyet előzőekben feltőltöttünk.Ha ismeretlen a vevő, akkor azt menet közben fogjuk az új tétel felviteli gomb megnyomásával. Az előzőekben már ismertetett módon kitőltjük azt.

• A középsőn gombon a Tételek felirat látható. A számla tételfelviteli részének aktivizálására szolgál. Az ALT-T billentyü kombinációval is ugyan ez a hatás érhető el. Ekkor a kurzor az adatbeviteli ablak középső részére ugrik, és lehetővé válik a számla tételek kitöltése.

• A harmadik a Pénzügyi adatok nevü gomb, a számla pénzügyi adatsorának kiválasztására szolgál. Hatására lehetővé válik a fizetési mód, számla kelte, fizetési határidő és a teljesítés dátumának beállítása.

Egy számla kiállítása a következő képpen történhet Az ügyfél először is /valószínüleg/ az árúk és termékek iránt fog érdeklődni. Tehát a tételes funkciót hivjuk meg. Vagy nem hívunk meg semmit, hanem a középső résznél a számla sorszáma után láthatunk egy világosabb kék kis kockát, ha ebbe kétszer egérre belekattintunk megjelenik a cikktörzs adattáblázat ahonnan felvilágosítást tudunk adni, /ha előzőekben ezt feltöltöttük/ az egyes termékek árucikkek áráról, menyiségéről értékéről stb. Ha az ügyfél választott csak megnyomjuk az ENTER-t és a gép autómatikusan feltölti a számla első sorába az adott árucikk nevét , ITJ SZTJ számát, egységárát, nekünk csak a vásárolt menyiséget kell beírni és azonnal kihozza a gép a fizetendő összeget az ÁFA alapot és az ÁFA értékét is. Ha nem a törzsállományból kívánjuk kiválasztani az árucikket, akkor az be is gépelhető, de ez a lassabb módszer. A következő kitöltendő rész ebben az esetben az ITJ SZTJ számok, ennek rublikája előtt is találunk egy kis halványabb kék négyzetet amelyre egérrel kétszer rákattintva az ITJ-s törzsablakot hozza elő a gép. Ha nem akarjuk azt is minden egyes tételnél beírni akkor kiválasztjatjuk az alapállománybol. Az ENTER hatására a gép a választott tételt átvezeti. Az ÁFA értékét, a vásárolt mennyiséget, az egységárat ekkor nekünk kell beírni. Mint emlitettük ez sokkal hosszadalmasabb, érdemes a cikktörzset feltölteni, így a számla tételes feltőltése is néhány mozdulat lesz csupán, amelyek az idők sorány annyira megszokottá válnak, hogy szinte csukott szemmel is meg tudja csinálni egy gyakorlott felhasználó. Berögzülnek és néhány másodpercet vesznek csak igénybe. Ezt így minden tételsornál el kell végezni, és közben tájékoztatást is tudunk adni a vásárlónak a pillanyatnyi összegről. A vásárlás azzal zárul, hogy az ügyfél azt mondja, hogy köszönöm ennyi elég lesz.

Ekkor a Pénzügyi adatokat töltjük ki az Alt P vagy a felső Pénzügyi gomb megnyomásával már fókuszt is vált a gép, és megkérdezzük, hogy készpénzzel vagy átutalással kíván-e fizetni /ahol ez szokás/ ha nem akkor ezt a részt nem is kell meghívni, mert alapértelmezés szerint készpénzes fizetésre van állítva és az az napi dátumot hozza le. Ha átutalásról van szó akkor ki kell tölteni a számla kiállításának dátumát, a fizetési határidőt, és a fizetés módját. De ez is néhány kattintással elvégezhető egérrel, mivel a fizetési módok a kis nyilacska segítségével legőrdülő tábláról, a dátumok pedig nagyon érdekes módon a sáv szélén látható négyzetre /melyben egy 15.szám látható/ kattintva legőrdülő naptárból is kiválaszthatóak./ Érdekesség: a naptárak lapozhatóak előre és vissza a hónapokban és években egyaránt, a felső sarkaiban található kisebb és nagyobb nyilak segítségével./

A következő kérdésünk a vásárló neve és címe lesz, melyet feltöltünk az alapállományba. Ha már visszatérő ügyfélről van szó ez nem szükséges, mert csak kiválasztjuk nevét, és az ENTER billentyű leütésének hatására a gép a vásárló adataival együtt átvezeti azt a számlára. Ekkorra már az ügyfél kifizette a vételárat, vagy vállalta hogy aláírja az átutalási megbízást megnyomhatjuk az OK gombot, a képernyő áttér a számlákat gyüjtő ablakba. Itt még mindig van lehetőség a visszatérésre, megnézhetjük a számla nyomtatási képét, ha minden rendben megnyomjuk a nyomtatás gombot, vagy az ALT-P billentyű kombinációt mire kinyomtatja a készpénzfizetési, vagy átutalási számlát. Ez egyben azt is jelenti, hogy a számla lezárásra kerül, ezekután már csak sztornózható.

Módosítani a számlát mindaddig lehetséges amíg ki nem nyomtatjuk, vagy nem nyomjuk meg a piros Z betű jelű gombot a panelen.

Ezen menüpont meghívásával egy nagyon hasznos összesítő ablakot aktivizálhatunk, amely segítségével a vállalkozó napi vagy tetszés szerint kiválasztott időszak alatt kiállított számlák pénzügyi összesítését tekintheti meg. Leggyakrabban a nap végén -dátum módosítása nélkül- az az napi forgalmat összesíti számára a gép, ha a számold ki gombot nyomja meg.. Kihozza a kiszámlázott összeget és a kifizetett összeget, így készpénzes fizetések esetén a napi kasszának egyeznie kell a kimutatással. Az OK gombbal zárhatjuk az ablakot.

Ez a programrész még kidolgozás alatt áll. Jelenleg a standard változat szerint két menüpontot tartalmaz, a program regisztrációt, és az alaphelyzetbe állítást.

• A program regisztrációja a következőképpen történik. Mivel a program demontstrációs változatát bárki használhatja, nézegetheti, csak éppen élesben használni nem tudja, mivel az eladó neve és címe helyett a LafiSoft adatai láthatóak. Viszont gyakorolni nagyon jó. Amennyiben üzleti célra használni is szeretné, akkor csak felkeresi telefonon, vagy személyesen cégünket, vagy bármelyik viszonteladónkat. Amint a vételár kifizetésre került, számára egy saját egyedi regisztrációs számot adunk. Ez a szám két részből tevődik össze, a felhasználó saját adószáma, és az ennek alapján képzett második kód. A helyes kódszám begépelése után a gép azonnal lecseréli az eladó adatait az új adatokra. A program professionalis változata még cég embléma megjelenítését is lehetővé teszi a számlán.
• A program alaphelyzetbe állítása: A demonstrációs változat fel van töltve mindenféle kitalált nevekkel és adatokkal. Amint a regisztráció megtörtént a programot élesben szeretné használni, először ezeket a kitalált állományokat ki kell törölni, és teljesen üresen, tiszta lappal kezdheti a munkát.

A súgó menüpont jelenleg még kidolgozás alatt áll, de rendszerint a program, vagy az egyes ablakok kezelésére vonatkozóan fog találni némi tájékoztatást. F1 billentyű hatására a program bármelyik részében előhívható lesz, így ha elakad kérhet némi információt, tippeket és trükköket, a probléma megoldására. Igyekeztünk viszont arra, hogy ha egy mód van rá erre ne legyen szükség, mivel menet közben is ad rengeteg információt, segítséget a program. Pl.: ha valamelyik kis grafikus ábra, vagy ablak nem világos, néhány másodpercig rajta tartjuk az egér kurzorját és akkor is kapunk egy rövid tájékoztatást. Viszont ebben az esetben nagyon megköszönnénk, ha mégis észrevétele vagy nehézségei akadnának, jelezné azt számunkra, így azt a problémát igyekezni fogunk alaposabban kidolgozni, vagy a súgót pontosítani, hogy legközelebb vagy mások számára már ugyanaz a nehézség ne okozzon gondot. Mindenki segítségét, ötletét, vagy tippjét nagyon szívesen veszünk és igyekezni is fogunk azt viszonozni valamivel. Ugyanis pontosan tudjuk azt, hogy egy program soha sem tökéletes, mindig lehet rajta javítani vagy az egyedi igényekhez igazítani, ez már több mint 10 éves tapasztalatunk. Így lesz belőle egyszer sokak számára elérhető, használható és megbízható jó minőségü program.

A program megvétele után cégünk folyamatosan tájékoztatja Önt az újabb fejlesztésekről

Mindenkinek jó munkát, jó egészséget és sikeres gazdálkodást kívánunk.

Tisztelettel : ...........................................