Archivierung von Transaktionen
Die Archivierungsfunktion ("Datei->Archivieren...")
erzeugt eine neue Datendatei (mit der Dateiendung .md, wie
auch bei einer normalen Moneydance-Datendatei), in der Ihre
Konten/Kategorien-Struktur, Wertpapierinformationen und die
angegebenen Auswahl an Transaktionen abgelegt werden (alle
Transaktionen vor dem angegebenen Stichtag). Diese Datei kann
unabhängig von Ihrer Haupt-Datendatei geöffnet werden, so das
die Betrachtung der Daten, Erstellung von Berichten und
andere Eingriffe in den Bestand alter Moneydance-Daten
erfolgen kann, ohne die aktuellen Daten zu berühren.
Folgende Einstellungen können bei der Archivierung
vorgenommen werden:
Archiviere Buchungen vor:
Hiermit bestimmen Sie den Stichtag für Buchungen, die ins
Archiv aufgenommen werden sollen. Alle Transaktionen jünger
als dieses Datum werden *nicht* archiviert. Alle
Transaktionen mit einem Datum vor dem angegebenen werden dem
Archiv hinzugefügt, und je nach gewählter Einstellung aus der
aktuellen Datendatei entfernt.
Archivierungs-Datei:
Hier können Sie Dateiname und Pfad der Archivdatei angeben,
der "Öffnen..."-Knopf ermöglichst die Auswahl über ein
Dialogfenster.
Nur abgestimmte Buchungen archivieren:
Die Auswahl dieser Option weist Moneydance an, nur bestätigte
Buchungen zu archivieren; alle anderen Transaktionen werden
*nicht* in der Archivdatei abgelegt.
Ist diese Einstellung nicht aktiviert, werden alle
Transaktionen mit Datum vor dem Stichtag unabhängig von ihrem
Status archiviert.
Behalte alte Buchungen:
Sie haben die Möglichkeit alle archivierten Transaktionen aus
Ihrer aktuellen Datendatei zu entfernen. Deaktivieren Sie
dazu diese Einstellung.
Wenn die Transaktionen entfernt werden, werden alle
Anfangssalden der betroffenen Konten aktualisiert, um den
aktuellen Inhalt der Transaktionsregister widerzuspiegeln.
Die entfernten Transaktionen stehen in diesem Fall nicht mehr
für Berichte, Diagramme, usw. zur Verfügung, außer Sie öffnen
die Archivdatei und bearbeiten diese getrennt.
Aus diesem Grund findet die Archiv-Funktion normalerweise
Anwendung zu bestimmten Zeitpunkten, etwa dem Ende des
Finanzjahres oder zu anderen wichtigen Abgrenzungen; In
anderen Fällen kann es sinnvoller sein, die alten
(archivierten) Buchungen in Ihrer normalen Datendatei zu
behalten, diese Einstellung also aktiv zu lassen.
Zur Prüfung der korrekten Funktion (der Archivierung und
der Saldenumstellung) können Sie auf Folgendes achten:
Ist die Option "Nur abgestimmte Buchungen archivieren"
gewählt, "Behalte alte Buchungen" hingegen deaktiviert
(bedeutet: Transaktionen werden entfernt), dann muß das neue
Anfangssaldo (ersichtlich über "Konto->Konto
bearbeiten...") genau dem abgeglichenen Saldo des jeweiligen
Kontos entsprechen.